公司文书处理制度

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    (一)总则

    第一条范围

    本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续。

    第二条定义

    本制度所指文书,包括以下内容:

    1。高层决策文书以及基层下达的文件。热点栏目:20xx年个人总结

    2。部门会议文书与转阅文件。

    3。书、证券、证书和劳动。

    4。志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。

    5。收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。

    6。往来书信、电报、任命书、意见书。

    7。各种报告、各种统计表。

    其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理。

    第三条类别划分

    上述文书按机密程度、可划分为以下几类:

    1。机密文书

    (1)绝密。

    (2)秘密。

    (3)保密。

    2。普通文书,即机密文书以外的文书。

    3。其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。

    第四条适用原则

    (二)文书的收发

    第五条收发

    到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发:

    1。普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期;在文书登记簿上作好登记;由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员;文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续。

    2。绝密文书或亲启文书,必须直接送交当事者,由文书当事者开封与处置。

    第六条制度时间外的处理

    1。值班人员能够判定为是紧急重要的文书,或者直接写给公司高层领导的文书,应立即通知秘书室主任;其他次重要文书,只需通知收发室的主任,并按其指示处理。foxer

    2。所有到达的文书,值班人员都必须一一作好登记,于此后第一个工作日早晨转交收发室。

    第七条收发决定

    所有文书的接受、转交、登记与领取事宜,都必须由收发室主任做出决定与指示。

    第八条设立信使

    在文书的接受与处理过程中,各部门间经常需要相互传递文书;因此,在文书档案室设一名信使,来回传递各类文书。

    (三)文书的处理

    第九条处理原则

    文书处理的基本原则是“准确”与“及时”,并且明确文书处理的责任者。

    第十条成文原则

    凡重要的往来交涉,都必须形成“文书”或形成记录,即使情况特殊,也必须事后追忆,形成“备忘录”。

    第十一条特例

    对那些并不重要的事项,或者通过电话、会面等简单形式处理的事项,只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。

    第十二条处理手续

    领取文书的部门,按下列规定及时予以处理。

    1。凡重要事项,或者异常事项,应立即向所在部门主管做出报告,并逐级向上请示,必要情况下必须与其他部门取得联系,等候并按照上级指示,处理文书中涉及的有关事项。

    2。如果文书中涉及的事项,与其他部门有关,必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。

    3。在具体处理时,如果认为有必要请其他部门做出配合,并且其他部门提供配合需要一定的时间,在这种情况下,应事先征得对方的意见。

    4。如果事情涉及两个以上的部门,并且难以判断由何部门出面主持时,应听取其他部门的处理意见。

    第十三条防止拖延

    文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项,以防止文书的处理延迟或停顿,如发生延迟或停顿现象,应立即交文书档案部门处理。

    第十四条重要文书的保管

    机要或绝密文书以及其他重要文件,必须存放在带锁的档案文件柜中,予以严格保管。

    文件柜的存放,必须选择在发生意外时,能够安全、迅速转移出去,放在容易发现的醒目位置。

    (四)文书的制作

    第十五条用纸的规格

    制书的用纸,除特殊情况外,原则上采用规格。

    第十六条字句

    文书应以简单明了的文体记述,采用标准的简体汉字,避免使用艰涩的词句。

    第十七条文体

    全部文书一律采用书面文体。

    第十八条复印

    绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本,在特别有必要的情况下,必须注明包括正本在内共复印多少份,送往何部门等等。

    第十九条署名

    在文书发送与转交时必须按下列要求署名,特殊情况或有专项指示的情况除外。

    1。代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告,全部署名“董事会代表”。

    2。对外广告及宣传,采用公司名称。

    3。除此之外的文书,署上相关业务部门名称,以及部门经理的职务与姓名。

    不重要的文书,只需署上经办人姓名。